Laga ett eluttag, byta ett lås, besiktiga lägenheter, skriva hyresavtal, förmedla inflyttningsinformation, möta människor i både med- och motvind, egen verksamhetsplanering, resultatansvar, budgetering och uppföljning. Listan över förbovärdarnas arbetsuppgifter får knappt plats i Förbovärdsbladet. Rollen kräver en stor kunskapsbredd och en rad goda personliga egenskaper. Följ med förbovärdarna under två intensiva dagar. |
Klockan är 7, dörren går upp och dagen börjar på förbovärdskontoret i Landvetter. Leen, Lennart och Mariette är redan på plats och inleder dagen med att lyssna av telefonsvararen med serviceanmälningar. Serviceanmälningarna är en viktig del i förbovärdsrollen, då uppgiften till stor del är att lösa frågor i kundernas boende. Varje vecka kommer det in 20-40 anmälningar – av varierande slag – från boende i Landvetter med omnejd. När telefonsvararen är avlyssnad är det telefonmorgon – möjlighet för hyresgäster att ringa mellan kl. 07.30 och 09.00 – och ytterligare några anmälningar tas emot. – Vår absoluta målsättning är att vi ska följa upp serviceanmälningar inom rimlig tid, berättar Lennart Köhlberg. Vad rimlig tid är beror sedan på vad som ska åtgärdas. – Vissa saker kan fixas på stående fot medan större arbeten kan innebära planering och leveranstid. Är det så meddelar vi det och hur lång tid det beräknas ta. Från fastighetsskötare till förbovärd
Lennart Köhlberg har arbetat på Förbo sedan 1984, först som fastighetsskötare och – efter att Förbo omorganiserades 1998 och fastighetsskötarrollen begravdes – som förbovärd. En stor skillnad är att förbovärdsrollen är mycket bredare i jämförelse med fastighetsskötarens. I dag går arbetet ut på att ha helhetssyn, med betydligt större ansvar än tidigare. 8 team bestående av 3-4 personer har ansvar för den dagliga driften av Förbos drygt 5 200 lägenheter. Där ingår ett brett spann av uppgifter: kontakter med hyresgäster, sociala myndigheter, lokala hyresgästföreningar, lägenhetsbesiktningar, medverkan i större ombyggnads- och nyproduktionsprojekt mm. Om rollen tidigare var att själv rent praktiskt ta itu med felanmälningar så har den i dag växt till att lösa problem genom långsiktig planering och att till stor del delegera arbetsuppgifter till externa entreprenörer. På så sätt har det blivit mer inslag av kontorsarbete än vad det var tidigare.
– Som förbovärdar är vi till för hyresgästen och vi är fortfarande ansvariga för den service vi erbjuder. Det vi inte utför själva lägger vi ut externa företag i högre utsträckning än förr, konstaterar Leen van Eijsden. Möjlighet att träffa hyresgäster
Det blir emellertid mycket arbete ute i områdena bland hyresgästerna, något alla tre menar ger en bra balans.
– Avvägningen mellan praktiskt och administrativt arbete gör att vi får en helhetssyn. Dessutom innebär variationen att det aldrig blir tråkigt, menar Mariette Johansson. Medan hon under resten av förmiddagen träffar nya hyresgäster för kontraktsskrivning tar Leen och Lennart en tur till Önneröd för att fixa ett lås, vidare till Hindås för ett krånglande eluttag och ett möte med rörläggaren i en lägenhet under renovering. | | Under Öppet hus, torsdagar mellan 15 och 18, träffar man garanterat förbovärdarna. Ann-Cathrin Preenja passar på att anmäla en tvättmaskin som går igång av sig själv. Serviceanmälningarna varierar från stort till smått: stopp i avloppet, önskan om nytt kylskåp, fönsterhake som kärvar, trasigt handfat. Berooende av felets art utförs jobbet av Förbos personal eller av entreprenör. Leen van Eijsden i färd med att laga ett eluttag. Förbovärdsrollen kräver kunskap inom ett stort antal områden. Leen, Lennart och Mariette på kontoret. |
Efter lunch kör de den vanliga veckovändan där samtliga områden besöks. På så sätt får de varje vecka tillfälle att se så att allt ser okej ut, samtidigt som enklare servicearbeten blir utförda eller beställda, t.ex. en trasig tvättmaskin och ett fönstervred som behöver smörjas. Veckovändan är också en rutin som ger möjlighet att träffa hyresgästerna ute i områdena.
– På så sätt kan vi bilda oss en uppfattning om vad våra kunder tycker, berättar Leen när teamet är tillbaka på kontoret och avslutar dagen med att diskutera innehållet i kommande förbovärdsblad – det du håller i handen. Förbovärdarnas arbete ligger till grund för det huvudsakliga innehållet i bladet. Eget resultatansvar och beslutanderätt
Nästa morgon, efter samma morgonrutiner som dagen innan, samlas Landvetterteamet pjå förbovärdskontoret i Mölnlycke. Verksamhetsplanering för året ska diskuteras en sista gång och förbovärdsteamen träffas för att presentera varandras planer för att på så sätt utbyta erfarenheter och dela med sig av idéer. Varje team har resultatansvar för sitt område, vilket innebär ansvar för sin egen årliga verksamhetsplanering och årsbudget och för att hålla den. Det rör sig om att planera underhålls- och förbättringsinsatser som ska göras under året, budgetera, tidplanera och följa upp. Det ger dem stort inflytande och ansvar över den egna verksamheten samt det helhetsperspektiv som krävs för att kunna fatta beslut i det dagliga arbetet. För, till skillnad från när Förbo hade fastighetsskötare, har förbovärdarna beslutanderätt i de flesta frågor som rör enskilda hyresgäster, något som har gjort beslutsprocessen enklare. Tidigare kunde en fastighetsskötare fånga upp en fråga som skulle ta vägen via förvaltare och förvaltningschef och företagsledning innan beslut kunde fattas. Sen skulle beslutet tillbaka samma väg till hyresgästen igen. Det var tidsödande och hänsyn till hyresgästers individuella behov försvann i byråkratin. Förbovärdarnas större befogenheter gör att de kan erbjuda hyresgästerna bättre service, tycker Förbos VD, Ulla Hamnlund-Eriksson:
– Genom att fatta beslut så nära hyresgästen som möjligt blir vi snabbare och kan ta större hänsyn till olika hyresgästers behov. Ovanligt arbetssätt
Mariette Johansson, som arbetat i Landvetterteamet i tre år, tycker att det fungerar smidigt med stort eget inflytande, även om det ställer krav på teamet.
– Det är en balansgång mellan att å ena sidan stå till tjänst för den enskilde hyresgästens önskemål, å andra sidan behålla ett helhetsperspektiv för att samtliga hyresgäster ska uppleva att de får valuta för hyran. Dessutom ska budgeten för året gå ihop för att Förbo långsiktigt ska kunna utveckla hyresrätten.
– Samtidigt är det många hyresgäster som inte förväntar sig att vi har så stora befogenheter som vi har, fyller Leen i. Det gör att kunder ibland vänder sig till högre ort för att få ett beslut ändrat.
– Vilket går att förstå då Förbos arbetssätt är rätt så ovanligt i branschen, resonerar Ulla Hamnlund-Eriksson och fortsätter:
– Många andra bostadsföretag har kvar den gamla hierarkin där beslut fattas på högre nivå. Det gör ju att vissa förväntar sig att även vi arbetar så. Men givetvis ser vi till att förbovärdarna har kompetens för de frågor de fattar beslut om vilket gör att besluten blir välgrundade. Dialogen viktig
Efter lunch och en stund framåt sköter teamet kontakter med olika entreprenörer för att få serviceanmälningarna utförda och berörda hyresgäster kontaktas. Därefter är det dags för veckans öppet hus mellan klockan 15 och 18. Denna torsdag har endast ett fåtal hyresgäster tagit sig till förbovärdskontoret i regnet. Ann-Cathrin Preenja bor i Landvetter centrum med man och två barn. Hon lämnar in en anmälan om en tvättmaskin i den gemensamma tvättstugan som står och går för sig själv – tom. Lennart tar hand om anmälan. Ann-Cathrin har under de sex år hon bott i sin fyra haft ett flertal kontakter med teamet och tycker sig ha fått den hjälp hon behöver, berättar hon och nämner att hon i sitt engagemang i den lokala hyresgästföreningen (LH) har haft ett bra samarbete med Förbo.
– Vi försökte hjälpas åt att komma på lösningar och från LH-s sida var vi aktiva och la ner mycket tid på vilket gjorde att vi fick god respons av Förbo. Mariette, som själv har haft mycket kontakt med LH i Landvetter, konstaterar att relationen är uppskattad.
– Vi kan komma långt genom samarbetet med hyresgästerna. Dialogen med en aktiv LH betyder mycket för våra möjligheter att utöva vårt jobb. I slutändan handlar det om att vara öppen för behoven som våra hyresgäster har och det går inte att identifiera utan att ha en bra dialog. |